5 Métodos Para Establecer Prioridades

Elevator Pitch

Y Organizar Tu tiempo Eficazmente.

¿Sales de la oficina con sensación de que no has adelantado mucho tus tareas?

¿Crees que te pasas el día apagando fuegos sin dedicarte a lo que es importante?

¿Estás frustrado porque ves que el listado de cosas a hacer no se termina nunca?

En este post, hemos seleccionado 5 métodos que funcionan. Para que tengas alternativas a la hora de establecer prioridades.

#1 Crea una Lista Maestra

Es el punto de partida necesario para organizarte, crear una Lista Maestra donde anotes todas las tareas que tienes entre manos. Estos son los pasos:

  • Apaga tu móvil por unos instantes y no atiendas llamadas de ningún tipo.
  • Coge un folio en blanco y ponlo en tu mesa en horizontal (también lo puedes hacer en tu móvil pero creemos que en este caso, lo tradicional es mejor).
  • En este folio, crearás una lista que llamarás Lista Maestra y donde irás de más a menos.
  • Anota todas las tareas que tienes entre manos.
  • Ahora que las tienes todas juntas, haz un listado dividiendo entre tareas mensuales, semanales y diarias.

Utilidad de esta lista: poner en claro todas las tareas, quitarlas de tu cabeza.

#2 Visualiza tu futuro

¿Cuál es tu máximo objetivo como empresario o profesional? ¿Qué resultados quieres obtener y cuándo? Por ejemplo, ¿Dónde quieres estar a 5 años vista?

Una vez que hayas pensado en esos resultados, piensa en todas aquellas acciones que has tenido que dar, tareas a completar y pasos a ejecutar.

Este trabajo es muy útil hacerlo con post-its y jugar con el proceso.

Por ejemplo, puedes poner un post it en lo alto de una pared a la izquierda y después ir agregando post its hacia la derecha y en orden descendente según las acciones que se te vayan ocurriendo que hay que hacer hasta llegar a ese gran objetivo.

Beneficios de este juego: aclarar prioridades máximas y reconocer lo verdaderamente importante.

#3 Primero lo primero

Esta clave la recomienda uno de los gurús más conocidos del mundo de los negocios, Stephen Covey, autor del libro que se titula igual, «Primero lo Primero» o del más popular, del que se han vendido más de 25 millones de copias, los «7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva».

La mejor metáfora que se puede utilizar para esta técnica es la siguiente: piensa en un recipiente con piedras, gravilla, arena y agua. Si seguimos las acertadas recomendaciones de Covey, haríamos lo siguiente:

  1. Introduce en el recipiente las piedras más grandes, que simbolizan los asuntos importantes y no urgentes.
  2. Añade toda la gravilla que te sea posible, que vienen a ser los asuntos importantes y urgentes.
  3. Agrega arena para conseguir llenar los huecos que hay en el recipiente, que representan los asuntos no importantes.
  4. En este último paso, verás que aún hay espacio para echar agua, que vienen a ser esos asuntos que no son ni importantes ni urgentes.

Objetivo de este ejercicio: basarnos en el principio de Covey de Hacer primero lo más importante en lugar de arriesgarse a hacer solo lo urgente dejándose lo realmente importante por el camino. También es verdad que hay que distinguir entre tipos de urgencias. Si se te está inundando la oficina, es urgente que lo soluciones.

#4 Haz la matriz de Eisenhower

La siguiente matriz es muy útil como complemento al paso anterior, para que diferencies bien tus tareas.

Elevator Pitch

Como ves, tiene 4 cuadrantes. Puedes dividir las tareas e ir colocando en el orden que ves en la imagen.

Por ejemplo, las tareas urgentes son aquellas que tienes que hacer ya mismo como llamadas de teléfono, emails, whatsapps …. Serán urgentes e importantes si forman parte de la misión de tu negocio y de tus objetivos a largo plazo. Si no lo son, puede que sean urgentes pero no importantes.

Una vez que tengas todas tus tareas clasificadas, haz lo siguiente, según estén colocadas en los cuadrantes:

  • Importantes e urgentes (crisis y emergencias). Hazlas lo antes posible.
  • Importantes, no urgentes. Decide cuando las harás y ponlas en tu agenda.
  • Urgente, no importante: delega estas tareas en tu equipo, colaboradores o empresas externas.
  • No urgentes, no importantes. No las tengas en cuenta nunca más, elimínalas de tu horario diario.

Propósito de esta matriz: No perder el tiempo con lo no urgente ni importante, y evita que lo importante se convierta en urgente.

#5 Aprende a decir NO

Seguro que has sufrido ya las consecuencias de decir SÍ muchas veces. Al final, te comprometes demasiado, pierdes el tiempo y puedes llegar a sentirte quemado.

Si acabas agotado, todos los días, no solo va en contra de ti sino también evidentemente de tu negocio y/o objetivos.

No te sientas mal al decir NO a todo aquello que no sea prioridad para ti.

Cada día, te llegarán invitaciones a comer, reuniones nuevas innecesarias, llamadas de personas que no tienen fin en la conversación.

Decir no es sano. Si dices NO más a menudo, dices SÍ a tus metas.

Ventajas de este hábito: eliminar los ladrones de tiempo.

«Una vez que se ha identificado un objetivo atractivo, moverse hacia él es agradable, y no hacerlo es incómodo”. Stephen Covey

Con estos 5 Métodos para priorizar te resultará más fácil llevar tu agenda organizada e invertir tu tiempo en lo que de verdad es importante para ti y tu empresa.

Como siempre decimos a nuestros clientes en BEST Institute, ahora que ya has conocido estos métodos, aplícalas cuanto antes y comprueba sus beneficios.

Y, si te animas, haz un comentario aquí abajo y cuéntanos esos resultados.

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Gracias por leernos 😉 ¡Éxitos y hasta pronto!

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